Как да организираме успешно събитие в 10 стъпки

1. Определяме целите на събитието.
2. Определяме екипа, който ще участва в реализацията на събитието.
3. Изготвяме бюджет.
4. Създаваме master plan.
5. Определяме датата.
6. Избираме място за събитието.
7. Избираме име на събитието.
8. Определяме партньорствата и спонсорите.
9. Създаваме комуникационен план и план за разпространение.
10. Подготвяме процеса за самия ден на събитието.

Стъпка №1: Какви са целите на нашето събитие?

И най-важното — свързани ли са те с глобалните цели на нашата компания?

Както споменахме, събитията са прекрасен инструмент, който може да ни помогне да изпълним своята маркетинг, търговска или employer branding стратегия. Знаейки глобалните стремежи на компанията, можем да поставим реалистични, постижими и измерими цели за своето събитие или обучение.

Те могат да бъдат свързани с:

• брой посетители и реализирана печалба — при конференции;
• количество генерирани запитвания и брой уговорени срещи с клиенти — при търговски изложения и затворени събития;
• промени в ангажираността на служителите в следващите 3 месеца — при обучения и събития за employer branding;
• други конкретни бизнес, маркетинг или HR цели.

Стъпка №2: Кой ще е екипът, който ще участва в организацията на това събитие?

След като поставим целите на своето събитие, идва ред на определянето на екипа, който ще се грижи за неговото осъществяване.

Препоръчително е да имаме един Event/Project мениджър, който да управлява цялостната координация на екипа и проекта, докато останалите членове се концентрират върху планирането и организирането на различни аспекти като избор на място, организация на лектори, продажба на спонсорски пакети, набиране на доброволци и други.

Стъпка №3: С какъв бюджет разполагаме?

Правилното определяне на бюджета е една от най-важните части в организацията на едно събитие, тъй като без него и най-добрата идея може да се провали.

Някои от ключовите пера в бюджета могат да бъдат:

• наем на място за събитието;
• разход за персонал, включително допълнителни разходи за транспорт и настаняване;
• разход за кетъринг, храни и напитки;
• разход за озвучаване и забавление;
• разход за маркетинг и реклама, които са основополагащи за доброто разпространение на едно събитие;
• други организационни разходи.

Дори и да не можем да фиксираме някои от тези разходи предварително, е добре да предвидим максималната сума, която можем да отделим.

Стъпка №4: Кога ще се проведе събитието?

Когато взимаме решение за датата на събитието, трябва да предвидим достатъчно време за цялостната организация — поне 6 месеца. В никакъв случай датата не трябва да съвпада с период, в който традиционно се почива.

Ако имаме гост-лектори, е задължително да се съобразим и с техния график и възможности за пътуване.

Стъпка №5: Създаваме master plan

Не, „Всичко е в главата ми“ не е мантрата, която трябва да си повтаряме, когато стигнем до тази стъпка.

Напротив — след като знаем какви ще бъдат разходите ни и с какво време за подготовка разполагаме, е време да се заловим за истинската работа и да разпишем подробно цялостния си план за организация.

Това ще ни позволи да бъдем по-организирани, по-координирани и по-лесно да проследяваме прогреса по всеки един аспект на събитието. А ако организираме подобно събитие отново, вече ще имаме документирано ноу-хау, което да използваме повторно.

Цялостният план за организация на нашето събитие трябва да обхваща всички дейности, свързани с:

• мястото на провеждане, логистиката и управлението на кетъринга — договори, разрешителни, застраховки и други;
• лекторите и презентаторите — идентифициране, потвърждаване, логистика и управление;
• заниманията и забавленията в паузите;
• промотирането на събитието във всички подходящи онлайн и офлайн канали;
• регистрацията — онлайн или на място, плащания, издаване на билети и други;
• управлението на спонсори, партньори и доброволци.

Стъпка №6: Запазваме мястото за провеждане на събитието

Датата? Планирана. Бюджетът? Направен. Планът? Разписан.

Вече спокойно можем да запазим желаното от нас място, на което ще проведем събитието. И колкото по-рано успеем да го направим, толкова по-добре.

Когато избираме мястото на събитието, е необходимо да предвидим:

• Размер: събитие за 50 души изисква различно пространство от конференция за 500 човека. Капацитетът на локацията трябва да отговаря на мащаба на планираното събитие.
• Достъпност: локацията намира ли се на лесно място за нашите гости? Ще имаме ли достатъчно пространство на входа и при асансьорите? Има ли паркинг в непосредствена близост?
• Техническа база: ще разполагаме ли с необходимото озвучаване, сцена и презентационна техника? Ще имаме ли интернет достъп?

Стъпка №7: Какво ще е името на събитието?

Ако говорим за вътрешнофирмено събитие или обучение, брандирането му с конкретно име може би ще бъде излишно.

Но когато става дума за мащабно събитие, трябва да направим така, че то да се открои възможно най-добре от останалите предложения, които нашата аудитория ще получи.

За да го постигнем, е необходимо да дадем ясно и оригинално име, което комуникира основната тема по най-добрия начин. За допълнителен брандинг ефект можем да съчетаем името на събитието със слоган и лого.

Всичко това ще използваме както във визуалната комуникация на нашето събитие, така и във всички маркетинг и търговски материали, които създаваме.

Стъпка №8: Да намерим своите ключови партньори и спонсори

Когато организираме мащабно събитие, винаги можем да си партнираме с други компании, които да ни помогнат в разгръщането на потенциала му.

Такива партньори могат да бъдат корпоративни спонсори, които смятат нашата целева аудитория за ценна и биха искали да увеличат своята видимост, или организации, които могат да се включат като доброволци.

Важно е да запомним, че една компания може да ни бъде спонсор единствено ако вижда ясна полза от партньорството си с нас. В подобна ситуация нашите умения да убеждаваме и продаваме своята идея са определящи за успеха на събитието.

Стъпка №9: Активно комуникиране и промотиране

Дори и с най-добрите гости, лектори и място на провеждане, нашето събитие се нуждае от промотиране, за да бъде посетено от възможно най-много хора.

За да популяризираме максимално своето събитие, винаги е добра идея да използваме микс от маркетинг и рекламни инструменти и канали като уебсайт, социални мрежи, Facebook Ads, реклама в Google, имейл маркетинг, PR съобщения, принт материали, брошури и други.

Стъпка №10: Как ще протече самият ден на събитието?

Последната стъпка в успешната организация на нашето събитие е да създадем agenda за самия ден на провеждане.

За да сме сигурни, че сме готови за всичко, е добре да подготвим списък със задачи, които стъпка по стъпка да ни преведат през всяка една отговорност, която нашият екип има в деня на самото събитие.

Ето и пример:

• 06:00: Среща на организационния екип на мястото на събитието — всички.
• 06:15: Посрещане на доброволци и разпределяне на задължения — Мария, Калоян.
• 06:45: Подготовка на залата — Мария, доброволци.
• 07:15: Подготовка на гишето за регистрация — Калоян, доброволци.
• 07:30: Посрещане на кетъринга — Калоян, Мария.
• 07:30: Посрещане на спонсори и организация на изложбени пространства — Калоян, Мария.
• 08:00: Посрещане на гости — Калоян, доброволци.
• 08:30: Посрещане на лектори — Мария, Иван.
• 09:00: Старт на конференцията. Панелисти 1–3.
• 10:30: Първа кафе пауза. Координация на сервитьори — Калоян.
• 10:45: Панелисти 4–6.
• 12:30: Обедна почивка. Координация на кетъринга — Мария.
• 12:30: Панелисти 7–9.
• 14:00: Последна кафе пауза — Калоян.
• 14:15: Панелист 10. Закриване на конференцията.
• 14:30: Тръгване на кетъринга и сервитьорите. Фактуриране — Калоян.
• 15:00: Тръгване на изложители и спонсори — Мария.
• 15:15: Гостите напускат мястото.
• 15:30: Освобождаване на залата до 17:00.

Имаш ли нужда от помощ в организацията на своето събитие?

Limacon ще ти помогне да поддържаш имиджа на своята компания чрез организация на събития, обучения и уебинари, които разпалват интереса и поддържат ангажираността на твоите служители, клиенти и партньори.

Със своите 400+ събития и обучения, посетени от близо 10 000 души, ние помагаме на своите клиенти да изградят силен бранд чрез дни на отворените врати и участия на международни изложения.

Подсилваме лоялността и ангажираността на техните служители с employer branding и CSR кампании.

Познаваме най-добрите обучители в България и сме точният партньор при организацията на всяко вътрешнофирмено обучение.

Сред любимите ни клиенти се нареждат компании като Schneider Electric, ABB, LIEBHERR, Latecoere, Allianz, Expressbank, EVN, Reward Gateway, AVON, Trakia Tech, Trakia Economic Zone, Stabil Group и други.