Презентирането е важна част от професионалния живот на всеки мениджър, маркетолог и търговец. Независимо дали ще сме лектори на конференция, ще развиваме нов бизнес или ще провеждаме едночасов уебинар, ефективната презентация е факторът, който винаги ще наклони везните в наша полза.
1. За да направите успешна презентация, планирайте сюжета и ключовото си послание до най-малкия детайл
Публиката се завладява от историята, която ще ѝ разкажете, а не от слайдовете. Забравете за своя компютър и подгответе плана за вашата презентация първо на хартия. Едва когато историята, която ще разкажете, ви се стори достатъчно добра, преминете към изготвянето на слайдовете.
Нанси Дуарте, писателката и графичен дизайнер, която стои зад документалния блокбъстър на Ал Гор за глобалното затопляне „Неудобната истина“, казва, че презентаторите трябва да отделят два пъти повече време за планирането на презентацията си на хартия, отколкото посвещават на създаването на слайдове.
Започнете планирането, като определите своето ключово послание, което искате да оставите у вашата публика, и го превърнете в заглавие на вашата презентация. Направете го да звучи като заглавие в Twitter: кратко, запомнящо се и грабващо вниманието.
Ако пускате нов продукт или услуга, вашето ключово послание трябва да посочва ползите за слушателите. Повтаряйте вашето ключово послание многократно по време на презентацията, за да бъде запомнено.
Ако имате голяма и важна презентация, след нея публиката и медиите вероятно ще търсят най-правилните думи, с които да опишат какво са видели. Чрез вашето ключово послание можете да им дадете запомняща се фраза, която самите вие сте избрали.
2. За да направите своята презентация страхотна, упражнявайте се многократно
Както във всяко друго нещо, тренировките водят до съвършенство.
Неуморните тренировки могат да превърнат всеки в презентатор с „естествен“ чар. Стив Джобс репетира своите презентации с часове, дори дни, за да създаде впечатлението, че всичко е небрежно и върви гладко.
Дори „импровизираните, внезапни“ речи на Уинстън Чърчил в действителност са били репетирани старателно.
Репетирайте своите презентации до такава степен, че да не се нуждаете от записки. В случаите, когато е абсолютно наложително да използвате записки, като например при прецизни демонстрации, слагайте най-много от три до четири кратки точки с ключови думи на слайд.
Поставете записките си на място, където можете да им хвърлите незабележим поглед или още по-добре — направете мислено връзка между ключова дума и изображение от слайда и използвайте това изображение вместо записки.
За да си помогнете при репетициите, помислете за използването на видеокамера, с която да запишете как се упражнявате. Прегледайте материала, за да видите къде грешите, кога изглеждате нервни или къде гласът ви изостава, и обърнете специално внимание на тези части, когато репетирате. За да имате и второ мнение, помолете приятел да гледа видеото с вас.
3. Не оставяйте неочакваното да съсипе вашата презентация — бъдете готови за всичко
Дори най-опитните презентатори могат от време на време да се натъкнат на проблеми: презентацията може да не проработи, вашият компютър може да забие или да пропуснете слайд.
Ако по време на презентация ви се появи технически проблем, не губете контрол. Освен ако проблемът не е крайно очевиден, не привличайте вниманието на публиката и не започвайте с извиненията. Просто продължете нататък.
Ако проблемът не може да бъде игнориран, направете шега и продължете напред. Публиката е готова да забрави за малките технически засечки, за да продължите с историята, но само ако съумеете да не се сринете при първите признаци на проблем.
Неочакваните въпроси по време на презентация са потенциално препятствие, което можете да избегнете.
Използвайте метода на кофата, за да се подготвите за въпросите, и няма да бъдете хванати със свален гард толкова лесно.
Първо идентифицирайте най-общите въпроси, които е вероятно да бъдат повдигнати. След това, на база на темите, които засягат, разделете въпросите на категории или „кофи“ и подгответе общи отговори на всяка категория. Отговорът трябва да има смисъл независимо как е формулиран въпросът.
Слушайте внимателно въпроса и намерете ключовата дума — активатора, чрез която ще определите правилната категория, от която да извадите своя отговор.
Хилари Клинтън например, преди да бъде назначена за държавен секретар на Съединените американски щати, дава пресконференция и подготвена, спокойно очаква журналистите да питат за международната фондация на нейния съпруг и възможния конфликт на интереси.
Подготвеният от нея отговор би паснал на много вероятни въпроси по темата: „Много съм горда, че съм номинирана от избрания президент за държавен секретар и също така съм много горда от това, което съпругът ми и фондация „Клинтън“ са постигнали.“
4. За да уловите вниманието на вашата публика, кажете как ще разрешите техните проблеми
Дали става въпрос за презентация, съобщение в медиите или реклама, всяко послание, което подготвяте, трябва да отговаря на ключовия въпрос, който всеки си задава: „Защо трябва да ме е грижа за това?“
Слушателите ви трябва да ги е грижа, защото ще им дадете решение на техните проблеми.
За да предложите решение, първо трябва да представите проблема — злодея във вашата история. Опишете ситуация, в която хората са нещастни заради липсата на продукт като вашия или заради конкурентен продукт, на който му липсва „блясък“. Използвайте конкретни и осезаеми детайли и създайте истинско усещане за болка в умовете на вашите слушатели.
Сега настъпва моментът за вашия продукт — героят, който ще разреши проблема и ще унищожи злодея. Говорете с по-прости думи, без да използвате жаргони или думи паразити. Обяснете как вашият продукт разрешава проблемите на слушателите.
Това ще бъде главното нещо, което вашата публика ще запомни от презентацията ви, така че споменете го поне два пъти.
Когато Стив Джобс представя iPod, той първо описва проблема на публиката, изброявайки различните съществуващи скъпи и тромави начини за слушане на музика в движение, като известния обемист преносим CD player. След това разкрива героя: iPod, който прави възможно за първи път хората да носят цялата си музика в своя джоб.
Това, което в действителност продавате, е обещание за по-добър живот — без проблемите, които преди това така цветно сте обрисували.
По този начин ще придадете страст на вашата презентация. Стив Джобс говори страстно за проблемите, които неговите продукти разрешават, а именно страстта е качеството, което прави един презентатор истински вдъхновяващ.
5. Не обърквайте своята публика — опростете слайдовете и изказа си
Мозъкът е фундаментално мързелив орган, така че трябва да направите нещата лесни за вашата публика.
Направете слайдовете колкото е възможно по-прости. Представяйте само по една тема на слайд. Запомнете, че целта ви е да привлечете вниманието на хората към това, което казвате, а не да ги накарате да четат написаното.
Следователно избягвайте да използвате изброяване по точки или дълги изречения.
На повечето презентатори им харесва да претрупват своите слайдове, без да разбират, че излишната информация повече пречи, отколкото помага на процеса на възприемане. Точно обратното, Стив Джобс често използва хармонични слайдове, съдържащи едно-единствено изображение или дума.
Трябва да изготвите визуално ангажиращи и естетически слайдове, като използвате прости изображения вместо скучен текст. Асоциацията между картина и вербална информация драстично увеличава способността на хората да запомнят.
Прилагайте същия принцип, за да опростите езика, който използвате: говорете просто и използвайте познати думи. Избягвайте жаргон или неразбираеми паразитни думи. Запомнете — целта на вашата презентация е публиката ви да извлече полза от нея, а не да се покажете умни.
Използвайте риторични похвати като аналогии и метафори, за да извикате в съзнанието на публиката силни образи. Стив Джобс обича да сравнява нови продукти с добре познати такива, за да предаде своето послание, като например: „iPod Shuffle е по-малък и лек от пакетче дъвки.“
6. Направете числата лесно разбираеми
Числата могат да бъдат използвани, за да подкрепят ключовата тема на вашата презентация, но нищо не приспива публиката по-добре от пренасищането с цифри. За да избегнете това, трябва много внимателно да подбирате данните, които ще използвате.
Използвайте аналогии и метафори, за да облечете числата. Това е особено важно за големи цифри, които слушателите трудно могат да си представят.
Например, когато IBM пуска супербързия си суперкомпютър „The Roadrunner“, те не описват скоростта му просто като „една петафлоп операция в секунда“. Вместо това казват, че скоростта на „Roadrunner“ се равнява на толкова лаптопи, подредени един върху друг, колкото кула с височина 2.5 км. Тази метафора дава на публиката далеч по-реална и осезаема представа.
Направете числата си конкретни, в правилния контекст и релевантни за вашите слушатели.
Когато Стив Джобс представя iPod, той не просто обяснява, че той разполага с 5 GB памет и тежи 184 грама. Вместо това казва, че може да съхранява 1000 песни, и нагледно демонстрира, че е достатъчно малък, за да се побере в джоба. Картината на музикалния плейър в твоя джоб е лесна за възприемане и запомняне от слушателите, а специфичното число „1000 песни“ е релевантно за всеки музикален фен в залата.
7. Използвайте правилото на трите
Правилото на трите е изключително въздействаща концепция в комуникационната теория. Твърди се, че списък от три неща е много по-въздействащ на хората от такъв с различен брой елементи, защото всичко, в което има три неща, изглежда много по-естествено.
Стив Джобс не случайно казва, че iPhone е комбинация от три неща — touch screen на iPod, телефон и интернет комуникатор. Джон Кенеди назовава три основни посоки на инвестиране, нужни на САЩ, за да са най-добри в космическата надпревара. В този момент вие дори очаквате и трети пример, точно защото 3 е някак най-естествено.
Групирането на важни теми и техни подтеми в групи по три усилва въздействието им.
Хората най-често могат да си спомнят до три точки или момента от една презентация. За да се възползвате от този факт, при подготовката за презентацията си напишете на един лист абсолютно всички важни според вас точки и се опитайте да ги групирате и сливате, докато не останат трите най-ключови послания.
Използвайте тези основни точки, за да представите пред публиката структурата на презентацията си. По този начин зрителите няма да се изгубят в нея и ще знаят какво следва.
8. Направете презентацията си незабравима чрез емоционални моменти
Ако искате наистина да направите запомняща се презентация, трябва да има в нея моменти, в които публиката да се почувства емоционално обвързана. Хората трябва да си кажат: „По дяволите, това беше велико!“
Защото зрителите могат да забравят слайдовете ви, темата или дори вас самите, но те никога няма да забравят как сте ги накарали да се почувстват като цяло.
Тези моменти могат да бъдат всякакви и силно индивидуални — като например, когато Стив Джобс изважда своя MacBook от един кафяв плик за писма, за да покаже колко е тънък, или когато био фермерът разказва как може да прегръща децата си веднага след работа, спокоен, че по дрехите му няма вредни пестициди.
Ако успеете добре да се подготвите за тези моменти и оставите публиката приятно изненадана от тях, значи сте направили една запомняща се презентация.
И не използвайте в тези мигове сложни или жаргонни думи. Бъдете прости, много конкретни и емоционални. Стив Джобс казва за бутоните на новата софтуерна версия, че „изглеждат толкова добре, че ти се иска да ги оближеш.“
9. Как говорите и как изглеждате често е много по-важно от това, което казвате
Според някои изследвания невербалната комуникация е много по-важна от самото съдържание на това какво казваме или съобщаваме. Това е и причината сценичното излъчване на Стив Джобс да е толкова завладяващо.
Дръжте се като лидерът, който искате да бъдете.
Забравете говоренето зад катедри с монотонен глас и ръце, прилепнали до тялото. Застанете така, че да няма никакви прегради между вас и публиката, поддържайте чест визуален контакт с хората и използвайте ръцете си за по-емоционалните жестове, без да прекалявате с ръкомахането.
Използвайте паузи и различна интонация на гласа, за да акцентирате върху важните моменти.
И помнете, че докато Стив Джобс може да си позволи да се появи на презентация на мултимилионен продукт по дънки, кецове и черно поло, вие все пак трябва да сте подходящо облечени за аудиторията. И дори една идея по-добре от повечето хора в залата.
За да сте абсолютно сигурни, че правите нещата добре, заснемете се дори и когато репетирате и се старайте да се държите така, сякаш говорите пред истинска публика. Гледането на видеото след това винаги помага да откриете слабости и да подобрите цялостно представянето си.
10. Оживете презентацията си, като използвате различни начини за представяне на информацията
Не винаги презентация с добре подбрани слайдове е достатъчна, за да впечатли публиката. Някои хора възприемат по-добре, когато четат текст, други — когато слушат, трети — когато гледат видео.
Изследвания показват, че използването на различни средства за предаване на информация по време на презентацията ви може драстично да увеличи въздействието върху публиката.
Когато Стив Джобс представя iPhone, той използва картите на Google на телефона си, за да намери най-близкото кафене Starbucks. След това им се обажда и поръчва 4000 кафе лате — и всичко това на живо пред публиката. Всички се смеят, а той признава, че се шегува за огромната поръчка на жената по телефона.
Много рядко използваме видеа в корпоративни презентации, но те са чудесен начин да разнообразим тежката информация. Стив често пуска видеа от най-добрите реклами на Apple.
Използването на различни визуални инструменти ще ви помогне да задържите вниманието на публиката по-дълго. Доказано е, че хората остават най-много 10 минути концентрирани и след това лесно се разфокусират.
11. Споделяйте сцената и славата
Има три основни причини, поради които трябва да споделяте сцената с други хора по време на презентацията си.
На първо място, аудиторията ви има нужда от разнообразие. Дори и най-харизматичният оратор започва да става безинтересен след известно време на говорене.
Спомнете си за Стив Джобс, който покани шефа на Intel на сцената, облечен с костюм на заек, когато обявяваше партньорството между двете компании. Или пък когато през 2005 г. Стив обяви, че всички албуми на Мадона ще бъдат достъпни чрез iTunes, а самата поп икона се появи на видео стена, за да сподели радостта си от новината.
Втората причина е, че често други хора могат да звучат по-авторитетно и експертно от вас, когато се стигне до по-специфични моменти в презентацията ви. Например, когато Apple представят новите си таблети, изработени от единични парчета алуминий, Джобс кани на сцената свой дизайнер да представи модела и процеса по изработването му.
И трето: доволните клиенти са най-доброто средство за продажби на всяка компания. Ето защо е хубаво по време на презентацията ви да имате цитати или най-добре видеа с доволни клиенти, ако представяте нов продукт пред аудиторията.
И никога не забравяйте да благодарите на вашите служители, партньори и клиенти по време на презентацията.
Важно е да запомним, че няма един-единствен начин на презентиране, който винаги да ни дава супер резултати. Най-добрите презентации често съчетават свежо съдържание, което е релевантно за аудиторията, поднесено по автентичен, понякога емоционален начин, отново подходящ за целевата аудитория.
Limacon помага на вашия екип да подобри своите презентационни умения
Със своите 4 години опит, повече от 400 събития, близо 10 000 посетители и най-добрите обучители в България, Limacon организира фирмени обучения, които изграждат компетенции във вашите служители, подобряват уменията на вашия екип и помагат на компанията ви да се развива.
Преди да ви дадем своето предложение за вашето фирмено обучение, ние винаги анализираме компанията ви в детайли, за да можем в основата на всичко да поставим нуждите на вашия екип. Ние ви помагаме в определянето на целите, програмата и съдържанието за вашето обучение, след което откриваме точните обучители и лектори. След това ви предоставяме всички инструменти, с които вашите служители да приложат новите знания и умения в работата си още на следващия ден.
