Как да организираме успешно събитие в 10 стъпки
Когато сме под светлината на прожекторите и всички погледи са в нас, имаме неповторимата възможност да ангажираме всички около себе си.
И за да развиваме и поддържаме своя бизнес, е необходимо от време на време да излизаме под тези прожектори. Ето защо фирмените събития са невероятно ефективен инструмент, който ни помага да поддържаме своя имидж и да разпалваме интереса на своите служители, клиенти и партньори.
Но организацията на един евент не е никак лесна задача, тъй като изисква внимателно планиране дори на най-дребните детайли. Затова ви предлагаме кратък списък от 10 стъпки за организацията на успешни събития:
- Определям целите на събитието
- Определяме екипа, който ще участва в реализацията на събитието
- Бюджет
- Създаваме мастър план
- Определяме датата
- Място на евента
- Избираме име на евента
- Определяме партньорствата и спонсорите
- Създаваме комуникационен план и план за разпространение
- Day-of process
Стъпка №1: Какви са целите на нашето събитие?
И най-важното – свързани ли са те с глобалните целите на нашата компания?
Както споменахме, събитията са прекрасен инструмент, който може да ни помогне да изпълним своята маркетинг, търговска или employer branding стратегия. Знаейки глобалните стремежи на компанията, ние можем да поставим реалистични, постижими и измерими цели за своя евент или обучение, които могат да бъдат свързани с:
- броя посетители и реализирана печалба (за конференции)
- количеството генерирани запитвания и броя уговорени срещи с клиенти (при търговски изложения и затворени събития), :
- промени в ангажираността на служители в следващите 3 месеца (при обучения и събития за employer branding) и др.
Стъпка №2: Кой ще е екипът, който ще участва в организацията на това събитие?
След като поставим целите на своето събитие, идва ред на определянето на екипа, който ще се грижи за неговото осъществяване.
Препоръчително е да имаме един Event/Project мениджър, който да управлява цялостната координация на екипа и проекта, докато останалите членове се концентрират в планирането и организирането на различни аспекти като: избор на мястото на провеждане, организация на лектори, продажба на спонсорски пакети, набиране на доброволци и др.
Стъпка 3: С какъв бюджет разполагаме?
Правилното определяне на бюджета е една от най-важните части в организацията на едно събитие, тъй като без него и най-добрата идея може да се провали.
Някои от ключовите пера в бюджета могат да бъдат:
- Наем на място за събитието
- Разход за персонал, който може да включва и допълнителни разходи за транспорт и настаняване
- Разход за кетъринг, храни и напитки
- Разход за озвучаване и забавление
- Разход за маркетинг и реклама, които са основополагащи за доброто разпространение на едно събитие, и др.
Дори и да не можем да фиксираме някои от тези разходи, е добре да предвидим максималната сума, която можем да отделим.
Стъпка 4: Кога ще се проведе събитието?
Когато взимаме решение за датата на събитието, трябва да предвидим достатъчно време (поне 6 месеца) за цялостната организация. В никакъв случай датата не трябва да съвпада с период, в който традиционно се почива. Ако имаме гост-лектори е задължително да се съобразим и с техния график и възможности за пътуване.
Стъпка 5: Създаваме си мастър план
Не, „Всичко е в главата ми“ не е мантрата, която трябва да си повтаряме, когато стигнем до тази стъпка.
Напротив, след като знаем какви ще бъдат разходите ни и с какво време за подготовка разполагаме, е време да се заловим за истинската работа и да разпишем подробно цялостния си план за организация. Това ще ни позволи да сме по-организирани, по-координирани и по-лесно да проследяваме прогреса по всеки един аспект на събитието. А също така, ако организираме подобно събитие още веднъж, вече ще имаме документирано ноу-хау, което да използваме повторно.
Цялостният план за организация на нашето събитиe трябва да обхваща всички дейности, свързани с:
- Мястото на провеждане, логистика и управление на кетъринга (договори, разрешителни, застраховки и др.)
- Лекторите и презентаторите (идентифициране, потвърждаване, логистика и управление)
- Заниманията и забавленията в паузите
- Промотирането на събитието във всички подходящи онлайн и офлайн канали
- Извършването на регистрация (онлайн или на място) и свързаните с нея плащания, издаване на билети и др.
- Управление на спонсори, партньори и доброволци, и др.
Стъпка 6: Запазваме мястото за провеждане на събитието
Датата? Планирана! Бюджетът? Направен! Планът? Разписан!
Вече спокойно можем да запазим желаното от нас място, на което ще проведем събитието. И колкото по-рано успеем да го направим, толкова по-добре.
Когато избираме мястото на събитието е необходимо да предвидим:
- Неговият размер. Едно събитие за 50 души изисква крайно различно пространство от това, което ще изберем, ако организираме конференция за 500 човека. Ето защо капацитетът на локацията трябва да отговаря на мащаба на планираното събитие.
- Достъпност. Локацията намира ли се на лесно за нашите гости място? Ще имаме ли достатъчно пространство на входа и асансьорите, за да осигурим безпроблемното им придвижване? Имаме ли паркинг в непосредствена близост до мястото на събитието?
- Техническа база. Ще разполагаме ли с необходимото озвучаване, сцена и презентационна техника? Ще имаме ли интернет достъп?
Стъпка 7: Какво ще е името на събитието?
Ако говорим за вътрешнофирмено събитие или обучение, то брандирането им с конкретно име може би ще е излишно.
Но когато става дума за мащабен евент, трябва да направим така, че той да се открои възможно най-добре от останалите предложения, които нашата аудитория ще получи.
За да го сторим, е необходимо да дадем ясно и оригинално име, което комуникира основната тема по най-добрия начин. За допълнителен брандинг ефект можем да го съчетаем името на събитието със слоган и лого.
Всичко това ще използваме както във визуалната комуникация на нашия евент, така и във всички маркетинг и търговски материали, които създаваме.
Стъпка 8: Да намерим своите ключови партньори и спонсори
Когато организираме своето мащабно събитие, винаги можем да си партнираме с други компании, които да ни помогнат в разгръщането на потенциала му. Например, такива партньори могат да бъдат корпоративни спонсори, които смятат нашата целева аудитория за ценна и биха искали да увеличат своята видимост или организации, които могат да се включат като доброволци.
Важно е да запомним, че една компания може да ни бъде спонсор единствено ако вижда ясна полза от партньорството си с нас. И в подобна ситуацията нашите умения да убеждаваме и продаваме своята идея са определящи за успеха на нашето събитие.
Стъпка 9: Активно комуникиране и промотиране
Дори и с най-добрите гости, лектори и място на провеждане, нашето събитие се нуждае от промотиране, за да бъде посетено от възможно най-много хора. За да популяризираме максимално своя евент, винаги е добра идея да използваме микс от маркетинг и рекламни инструменти и канали като: уебсайт, социални мрежи, Facebook Ads, реклама в Google, имейл маркетинг, PR съобщения, принт материали, брошури и др.
Стъпка 10: Как ще протече самият ден на събитието?
Последната стъпка в успешната организация на нашето събитие е да си създадем адженда за самия ден на провеждане. За да сме сигурни, че сме готови за всичко, е добре да подготвим списък със задачи, които стъпка по стъпка да ни преведат през всяка една отговорност, която нашият екип има в деня на самото събитие.
Ето и пример:
- 06:00: Среща на организационния екип на мястото на събитието (всички)
- 06:15: Посрещане на доброволци и разпределяне на задължения (Мария, Калоян)
- 06:45: Подготовка на залата (Мария, доброволци)
- 07:15: Подготовка на гишето за регистрация (Калоян, доброволци)
- 07:30: Посрещане на кетъринга (Калоян, Мария)
- 07:30: Посрещане на спонсори и организация на изложбени пространства (Калоян, Мария)
- 08:00: Посрещане на гости (Калоян, доброволци)
- 08:30: Посрещане на лектори (Мария, Иван)
- 09:00: Старт на конференцията. Панелисти 1-3
- 10:30: Първа кафе-пауза. Координация на сервитьори (Калоян)
- 10:45: Панелисти 4-6
- 12:30: Обедна почивка. Координация на кетъринга (Мария)
- 12:30: Панелисти 7-9
- 14:00: Последна кафе-пауза (Калоян)
- 14:15: Панелист 10. Закриване на конференцията
- 14:30: Тръгване на кетъринга и сервитьорите. Фактуириране. (Калоян)
- 15:00: Тръгване на изложители и спонсори. (Мария)
- 15:15: Гостите напускат мястото
- 15:30: Освобождаване на залата до 17:00
Имаш ли нужда от помощ в организацията на своето събитие?
Limacon ще ти помогне да поддържаш имиджа на своята компания чрез организацията на събития, обучения и уебинари, които разпалват интереса и поддържат ангажираността на твоите служители, клиенти и партньори.
Със своите 400+ събития и обучения, посетени от близо 10 000 посетители, ние помагаме на своите клиенти да изградят силен бранд чрез дни на отворените врати и участия на международни изложения.
Подсилваме лоялността и ангажираността на техните служители с employer branding и CSR кампании.
Познаваме най-добрите обучители в България и сме точният партньор при организацията на всяко вътрешнофирмено обучение.
Сред любимите ни клиенти се нареждат компании като Schneider Electric, ABB, LIEBHERR, Latecoere, Allianz, Expressbank, EVN, Reward Gateway, AVON, Trakia Tech, Trakia Economic Zone, Stabil Group и др.