Блог

10 практики за ефективно управление на времето, които ще направят бизнеса ви по-успешен

обучение управление на времето Георги Държанлиев Пловдив Limacon

Знаете ли, че…?

Приблизително 31 ч/мес. отделяме в провеждане на срещи и ежедневно се ангажираме с тях.

Поради недоспиване, закъсняване или неявяване на срещи бизнесите в световен мащаб търпят загуби в размер на 63.2 млрд. щатски долара.

След тренировка обаче продуктивността ни се увеличава с 15%, тъй като тялото ни е заредено с енергия и се повишава мотивацията ни за достигане на целите.

Тези факти и други полезни практики сподели Георги Държанлиев, Google AdGrants и G Suite експерт. Календарът показваше 27-ми февруари, а часовникът отмерваше първите секунди на 10 часа – точно навреме, за да поставим началото на практическото обучение Energy {Not Time} Management: Изградете вашата бизнес машина от процеси и процедури. То беше разделено в 4 панела, като след всеки участниците имаха възможност да дискутират по конкретната тематика.

Разберете повече за Георги Държанлиев и възможностите за развитие на вашия бизнес, които той и екипът на 120000.bg. предлагат, на техния сайт или оставете своето запитване през контактната форма. Ако пък търсите начин да повишите продуктивността си и да освободите ценно време от натоварения си график, може да се свържете с Георги и екипа му на hubSOP.com.

С океан от нови знания си тръгнаха всички от уоркшопа, но екипът на Limacon Event Center подбра няколко ценни съвета, които да споделим.

обучение управление на времето Георги Държанлиев Пловдив Limacon

КАК ДА РАЗПРЕДЕЛИМ ВРЕМЕТО СИ ПРАВИЛНО И ДА ОПТИМИЗИРАМЕ БИЗНЕС ПРОЦЕСИТЕ

Проблем: Светът се развива много бързо и сме принудени да вървим с неговото темпо. В бизнес средите обаче събитията се случват още по-бързо и времето никога не достига. Дребните задачи изяждат най-много часове от деня, а неспазването на работния график води до пагубни ситуации за процесите в организацита.

Решение: Създаването на система за правилно разпределение на времето, както на единицата, така и на цялата компания.

Казус: Как да изградим такава система?

Започнете с тези 7 ключови навика, които да развиете в себе си и да разпределяте времето си по-ефективно:

  1. ОГРАНИЧЕТЕ ПОЛЗВАНЕТО НА ТЕЛЕФОН В ПЪРВИТЕ 4 ЧАСА ОТ РАБОТНИЯ ДЕН – Проверявайте имейла, телефона, социалните мрежи и подобните „дразнители“ до 2 пъти на ден. Провеждайте работните си разговори следобед, тъй като това е времето, в което тялото се чувства по-лениво и продуктивността намалява.
  2. ПРАВИЛНО ГРУПИРАЙТЕ РАБОТАТА СИ – Количествените натрупвания водят до качествени изменения, затова елиминирайте всякакви разсейващи фактори от ежедневната си работа. Отговаряйте на входящите си имейли само в определен етап от деня. Така ще изчистите съзнанието си, ще се съсредоточите върху дневните задачи и ще намалите напрежението да сте постоянно на разположение.
  3. ОТМЕТНЕТЕ НАЙ-ВАЖНАТА СИ ЗАДАЧА ЗА ДЕНЯ ВЪЗМОЖНО НАЙ-БЪРЗО – Като изпълните нея, следващите изглеждат по-лесни за привършване. Мултитаскингът може да доведе до претоварване и вместо да завършите задачите си качествено, правите точно обратното. Затова е важно да приоритизирте и да работите фокусирани върху всяка единична задача.
  4. ПОДРЕДЕТЕ МИСЛИТЕ СИ НА БЯЛ ЛИСТ – Записвайте всичко, като за целта може да използвате безплатните Google Keep, EverNote или традиционния тефтер.
  5. ДЕЛЕГИРАЙТЕ ЗАДАЧИТЕ СИ – Често бизнес ръководителите със стратегически роли в организацията губят ценно време да извършват оперативни задачи, защото се опасяват за качеството и навременното им приключване. Задаването на точни акценти към дадения член от екипа и описания желан резултат обаче, могат да подсигурят правилното изпълнение на казуса.
  6. ПЛАНИРАЙТЕ ДНИТЕ СИ НАПРЕД – Планирането дава посока на работа и прави цялостната картина по-изчистена. Препоръчително е да си поставяте до 3 главни цели на година, като тях раздробявате на по-малки такива (например в 3-месечия). Ако презентирате плана си пред колегите, може да ги ангажирате в изчистването на визията. Служителите освен това дават най-точна обратна връзка, тъй като са хората, които ще работят за достигането на поставените цели. И да не забравяме – колкото по-успешни резултати има екипът, толкова по-мотивиран е.
  7. НАУЧЕТЕ СЕ ДА КАЗВАТЕ “НЕ“ – на всичко, което не кореспондира с фирмената мисия, но и на клиентите, които се отклоняват от вашата лична „философия“.

Конвертирайте времето си в пари и парите си във време. Така истински ще можете да оцените всеки свободен час от денонощието. Истината е, че ако оптимизирате правилно 8-часовия си работен ден, ще усетите как старанието и постоянството се прехвърлят и в личния ви живот.

КАК ДА ОРГАНИЗИРАМЕ БИЗНЕСА СИ ОТГОВОРНО И ПРОФЕСИОНАЛНО

Именно организационната инфраструктура и инструментите, които ползваме, за да организираме бизнеса си професионално, са изключително важни за ефективното управление на време. Ето 3 ключови насоки, от които да започнете:

  1. СОФТУЕРИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ – управлението на задачите на служителите не е никак лесна работа, а не всеки бизнес може да наеме Мениджър Проекти. Специализираните софтуери за менажиране на проекти и ресурси подпомагат екипите да бъдат по-продуктивни и по-систематизирани в задълженията си. Такива са Trello, Asana, Monday, Basecamp, Zoho Projects и др. Тези платформи имат сходен принцип и панели – създават се списъци/дъски, в които се описват казусите и се следи за тяхното изпълнение: въвежда се начален и краен срок, възлагат се задачи, качват се файлове, отделните проекти се споделят.
  2. КАЧВАНЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА В ОБЛАК – съществуват множество платформи, които предлагат този тип услуга, но най-ползваните са Google Drive, Dropbox и iCloud. Използването им подсигурява комуникацията на вътрешните с външни процеси, както и контролирането им. Удобен за ползване е и G Suite пакета на Google, тъй като дава достатъчно дисково пространство, сигурност и добре познати и разработени платформи (Gmail, Google Drive, Google Sheets, Google Docs, Google Hangouts, Google Forms, Google Slides, Google Calendar).
  3. ПОЛЗВАНЕ НА ПРОФЕСИОНАЛЕН ИМЕЙЛ КЛИЕНТ – служебните пощи на екипа са съществени за имиджа на компанията. Унификация на имейл подписите е препоръчителна, както и ползването на шаблони при водене на комуникация. Това улеснява процеса на кореспонденция и спестява време. Добра практика е също изпращането на т.нар. писмена следа след всяка среща, за да се избегнат несъответствия при пресъздаването на информацията от самата среща.

обучение управление на времето Георги Държанлиев Пловдив Limacon

ЗАЩО В ЕДНА ОРГАНИЗАЦИЯ СА НЕОБХОДИМИ ПРОЦЕСИ И ПРОЦЕДУРИ

Времето ни е ценно! Ето защо имплементирането на стандартни оперативни процедури в организационната структура е съществено за плавното протичане на работата между екипите. Веднъж зададете ли на вашите служители как трябва да изпълняват задачите си и по какви направления да се водят, вероятността да постигате желаните цели за по-кратък срок е голяма.

Стандартната оперативна процедура (Standard Operating Procedure или накратко SOP) е комбинация от инструкции, зададени от ръководството на организацията с цел улесняване на комплексната ежедневна работа. Въвеждането на такива процедури подобрява ефективността на работата в екип, по-бързото постигане на фирмените цели, по-добрата комуникативност между хората и не на последно място – повишаване на стойността на компанията на пазара.

Създаването на стандартна оперативна процедура, която хората да следват, може да отнеме време. Щом я изградите обаче и започнете да използвате бланки и шаблони, ще оптимизирате успешно работния процес. Разграничаването и описанието на процесите в компанията, детайлните проучвания за състоянието на пазара, в комбинация с целеполагането и планирането, ще формират вашия SOP. Важни са също разговорите със служителите, защото те са част от процесите и най-ясно могат да представят какво се случва във всеки отдел, както и да дадат градивна обратна връзка.

Стандартните оперативни процедури се ползват и от новите кадри в компанията, затова информацията в тях трябва да е систематизирана и точна. Препоръчително е данните в SOP да се обновяват поне веднъж в година, защото пазарът се развива постоянно и не бива да изоставате.


Благодарим на Георги Държанлиев за ценния опит, съвети за оптимизация на работните процеси и примери от практиката, които сподели с участниците в обучението за ефективно управление на време. Имаше интересни дискусии и вярваме, че всеки си тръгна с идеи как още утре да оптимизира своите бизнес процеси.

Важно е да ценим времето си, защото то е невъзвръщаем ресурс. Пък и както е отбелязал Ралф Уолдо Емерсън: Всяка минута, в която си ядосан, губиш 60 секунди щастие.

А за да не изгубите вие информация за предстоящите събития в Limacon Event Center, препоръчваме ви да се абонирате за нашия бюлетин на welcome@limacon.bg и да следите новостите в социалните ни мрежи Facebook, LinkedIn и Instagram.